Cẩm nang gửi hàng lẻ tiết kiệm: 5 bí quyết từ chuyên gia vận tải

Gửi hàng lẻ (LCL - Less than Container Load) là giải pháp phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc cá nhân có lượng hàng không đủ đầy container. Thay vì thuê nguyên container (FCL), bạn chỉ trả phí cho phần không gian sử dụng, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển đáng kể. Theo các chuyên gia logistics, gửi hàng lẻ có thể giảm tới 50-70% chi phí so với vận chuyển hàng không hoặc thuê container riêng, đặc biệt với lô hàng dưới 15m³.

Tuy nhiên, để tối ưu hơn nữa, cần áp dụng các bí quyết đúng đắn. Dưới đây là 5 bí quyết gửi hàng lẻ tiết kiệm từ các chuyên gia vận tải quốc tế và Việt Nam, giúp bạn giảm chi phí mà vẫn đảm bảo an toàn và kịp thời.

1. Chọn đối tác vận tải uy tín và so sánh báo giá đa chiều

Một trong những bí quyết hàng đầu là chọn công ty forwarder (giao nhận vận tải) có kinh nghiệm gom hàng lẻ. Họ thường có lịch consol (gom hàng) định kỳ, giúp hàng hóa của bạn không phải chờ lâu, tránh phát sinh phí lưu kho.

• Mẹo tiết kiệm: Yêu cầu báo giá từ ít nhất 3-5 đơn vị, bao gồm ocean freight, phí local charge, CFS (container freight station) và các phụ phí khác. Nhiều chuyên gia khuyên nên ưu tiên forwarder tự consol (không qua trung gian co-loader) để giảm markup phí.
• Lợi ích: Giảm 10-20% chi phí tổng thể nhờ đàm phán và chọn tuyến direct (trực tiếp) thay vì via (quá cảnh).

2. Tối ưu đóng gói và đo đạc chính xác thể tích hàng hóa

Chi phí gửi hàng lẻ chủ yếu tính theo thể tích (CBM - cubic meter) hoặc trọng lượng chargeable (whichever greater). Đóng gói lỏng lẻo sẽ làm tăng CBM không cần thiết, dẫn đến phí cao hơn.

• Bí quyết từ chuyên gia: Sử dụng bao bì ôm sát sản phẩm, chèn lót tối ưu (mút xốp, túi khí) để giảm khoảng trống. Đo đạc chính xác trước khi booking, tránh sai sót dẫn đến phí điều chỉnh sau.
• Thêm tip: Đóng pallet chuẩn để dễ xếp chồng, giảm rủi ro hư hỏng và phí xử lý thủ công tại kho CFS.
• Kết quả: Tiết kiệm 15-30% phí vận chuyển nhờ giảm thể tích thực tế.

3. Lập kế hoạch gửi hàng sớm và tránh mùa cao điểm

Gửi hàng đột xuất thường chịu phí cao hơn do khan hiếm chỗ consol. Ngược lại, lập kế hoạch trước 2-4 tuần giúp chọn lịch tàu tốt và rate thấp.

• Mẹo chuyên gia: Theo dõi lịch tàu consol định kỳ của forwarder. Tránh gửi vào mùa cao điểm (Tết, Black Friday, cuối năm) khi rate ocean freight tăng vọt và phí demurrage (lưu container) dễ phát sinh.
• Lợi ích: Không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giảm thời gian chờ gom hàng, tránh lưu kho tốn kém.

4. Kết hợp nhiều lô hàng nhỏ và theo dõi chặt chẽ quá trình

Nếu bạn thường xuyên gửi hàng, hãy gom nhiều đơn nhỏ thành một lô lớn hơn để tối ưu không gian.

• Bí quyết: Sử dụng công cụ tracking trực tuyến của forwarder để giám sát hàng hóa, phát hiện sớm sự cố (hư hỏng, chậm trễ) và tránh phí phát sinh như storage hoặc amendment bill.
• Thêm: Mua bảo hiểm hàng hóa (dù tăng nhẹ chi phí ban đầu) để bảo vệ trước rủi ro handling nhiều lần ở LCL.
• Tiết kiệm: Giảm phí phụ và tăng hiệu quả quay vòng vốn.

5. Chuẩn bị chứng từ chính xác và tuân thủ quy định hải quan

Sai sót chứng từ (invoice, packing list, bill of lading) dẫn đến phí chỉnh sửa cao và chậm thông quan.

• Tip từ chuyên gia: Kiểm tra kỹ Shipping Instruction (SI) trước cut-off time. Đảm bảo HS code đúng, chứng từ đầy đủ để tránh phân luồng đỏ hải quan.
• Lợi ích: Tránh phí demurrage/detention và đảm bảo hàng về đúng hạn, gián tiếp tiết kiệm chi phí lưu kho bãi.

Áp dụng đúng 5 bí quyết gửi hàng lẻ tiết kiệm trên, bạn có thể giảm đáng kể chi phí logistics mà vẫn giữ chất lượng dịch vụ cao. Gửi hàng lẻ không chỉ phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ mà còn linh hoạt cho thử nghiệm thị trường mới. Nếu đang tìm kiếm giải pháp vận chuyển tối ưu, hãy liên hệ các chuyên gia forwarder để được tư vấn báo giá cụ thể theo lô hàng của bạn.

Với kinh nghiệm từ hàng ngàn lô hàng LCL, các bí quyết này đã giúp nhiều doanh nghiệp Việt Nam tiết kiệm hàng triệu đồng mỗi năm. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay!